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段取り力がアップする、簡単・手帳テクニック

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2015年も早いもので残り3ヶ月を切り、書店や文房具店には来年度の手帳がズラリ…。デジタル化が進んだ今でも「手帳は手書きが出来る紙派」という人も多いのでは?
様々な種類がある手帳の中でも、『図解 手帳術』(仕事の教科書編集部・著/学研プラス・刊)によると、その月の予定を一覧出来るマンスリー(月間)タイプの手帳を使っている人が60%近くと、一番多い。

今回はそんなマンスリー手帳を使う際、ちょっとの工夫で仕事の段取り力がアップするテクニックを前出の『図解 手帳術』より紹介していこう。

マンスリー手帳に記入するコツ

マンスリータイプは1日分の欄が狭いため、書き込むスペースが限られている。なので最小限の情報を記録しないとゴチャゴチャして、とても見づらい手帳に…。
そこで、記入する時には省略記号や数値の書き方に一定のルールを設け、それを統一して使うようにする。例えば「ミーティング」の省略記号を「MT」と決めた場合は、「mt」や「ミーテ」など表記をバラバラにせずに、統一した書き方をすれば見返した時に分かりやすくなる。
また、こうした省略記号に慣れるまでは省略記号の凡例を手帳に貼っておき、すぐに確認出来るようにするのもポイントだ。

色分けのテクニック

あなたは月間の仕事量のバランスを把握しているだろうか?
そのバランスを把握するために、まず3色の蛍光ペンを用意しよう。例えば「休んだ日」を青、「残業した日」を黄色、「締め切り日」をピンクで囲む。そうすると「締め切り日の3日前から残業をしている。スタートダッシュが遅かった。」など自分の仕事のクセやペース配分を読み取ることが出来るのだ。こうして仕事量を可視化すると「次回は締め切り日の一週間前から取り組む」など改善策も練りやすい。

付箋を使う時のテクニック

そしてマンスリータイプに関わらず、手帳で重宝するアイテムといえば「付箋」。
この付箋を使う上でも上記で紹介したように「色」に意味を持たせると、さらに分かりやすくなる。例えば、多くの時間を割かねばならない案件を複数管理する時は、案件の内容に合わせて付箋の色を変える。「部署のメンバーとの面談」は青「企画書作成」は黄色、「セミナー」はピンクといったように。このように分けて手帳に貼ると、いつまでに何をすべきかを一覧出来る。
そして、急に予定が変更になった時も付箋なら張り替えるだけで済む。色のついた付箋を上手く使うことで、直感的に予定を把握出来る手帳になるのだ。

この他にも『図解 手帳術』には、仕事の質をアップさせるメモ術や夢がかなう目標達成法など、手帳を最強のツールにするためのノウハウがたくさん掲載されている。
2016年は手帳の使い方を見直せば、職場で一目置かれる「できる人」になれるかも。

(文:フムフム編集部)

図解 手帳術

著者:仕事の教科書編集部(編)
出版社:学研プラス
スケジュール、タスク管理を中心に、メモやライフログなど手帳の記録テクを図にして解説した決定版。手帳タイプ別の実例写真も豊富に掲載する。付箋やペンなど、便利な文房具も収録。この一冊で、誰でも手帳を使いこなしてずば抜けた結果を出せる!

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