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書いて満足しない! 仕事のミスを減らして「デキるやつ」に生まれ変わるノート術

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仕事において、ちょっとしたミスや「やっちゃった~!!!」をいかに防ぐかは、当たり前ですがすごく重要ですよね。だってミスなく仕事を終えられれば時間も無駄にはならないし、周りからも頼られて、気がついたら「デキるやつ」に認定されるちゃうんですから♪

新卒時代はミスをしても「いいよ、なんとかするから」なんて優しい先輩が支えてくれていたかもしれませんが、三十路を過ぎたらそうもいきません。最近では、ダブルワークや副業がOKな会社も増えてきましたが、その分こなさなければいけないタスクが増えたのも事実。ミスを減らしかつスピーディに仕事をしていくためには、ノートという相棒を味方にしちゃいましょう。今回はどんなノートの書き方をしたら「デキるやつ」に生まれ変われるのか、デキる人に聞いたノート術の極意をご紹介します。

メモした内容の要点がつかみやすい

絶対にミスをしない人のSPEED仕事術』(仕事の教科書編集部・編/学研プラス・刊)によると、ノートに書いて満足してしまうことが一番やってはいけないことなのだそうです。私も昔、「お前、ノートしている自分に酔っているだろ」と言われたことがありました。とっさに「そんなことありません!」と言いましたが、今では先輩の言葉が身にしみます。学生時代に、黒板をそのまま写しているだけで身についていなかったのと同じなんですよね。では、デキる人はどんなノートの取り方をしているのでしょうか?

書いた内容を見返したとき、読み込まなくても内容が頭に入ってくる書き方をすることが大切だ。

(『絶対にミスをしない人のSPEED仕事術』より引用)

基本的には、1ページに1テーマとし、情報を詰め込み過ぎないことがポイントだそうです。他にも、ノートで使う記号をあらかじめ決めておいて「文字」だけでなく「視覚」でわかるようにするのもおすすめとのこと。

みなさんのノートは、見返したときにスッと内容が頭に入ってくるようになっていますか?

あとからスムーズに検索ができる

「あれ~●●社さんの新しい連絡先、この辺にメモしたんだけどな・・・」と10分探しても見当たらず、メールを遡っても答えは見つからず、でもメモした記憶はあるから諦めきれない・・・なんてことありませんか? 私もよくやっちゃうんですが、客観的に見たらこんな人と仕事したくないですよね(汗)。あとからスムーズに検索できるようにするために、日付やふせんで対応しているなんて人もいるかもしれませんが、何度も確認するような情報はどうするのが良いのでしょうか?

頻繁に閲覧する情報は、ノートのうしろ側(裏表紙側)から書くようにしよう。こうすれば、デジタル管理をして検索するよりも早く情報にアクセスできる。また、ノートが代替わりしても、裏表紙側にまとまっている必要な情報をコピーして新しいノートに貼れば、次のノートに情報を引き継げる。

(『絶対にミスをしない人のSPEED仕事術』より引用)

「うしろ」から活用するとは目からウロコ! 左とじのノートの場合、左側からは通常のノートとして使い、右側からは確認する機会が多い項目(内線番号や毎月の忘れられないルーチン業務、新幹線の時刻表etc)を記載するのがおすすめだそうですよ!

アナログなノートだからこその見つけやすさってありますよね。私は直接書くのに抵抗があったので、ちょっと大きめなふせんを表紙裏に貼ってみたのですが、これがめっちゃ便利。騙されたと思って、一度お試しあれっ!!

次に行うアクションがすぐにわかる

せっかくノートにメモをしたのに、そのこと自体を忘れてしまっては元も子もありませんよね。自分の今使っているノートが、未来の自分が動きやすいようしっかりアシストしてくれるツールにしていくために、見やすく・わかりやすいノートにしていく必要があります。ノートが「はい、今日はこれやってね!」と言ってくれればいいですが、そうもいきません。ではどのようにまとめていくのがいいのでしょうか?

ノートの大きさにもよるが、情報を記入するときは、ページ内に線を引き、枠を作ってから情報を書き出すと読みやすくなる。

(『絶対にミスをしない人のSPEED仕事術』より引用)

1ページに1テーマを書き、その見出しには日付を記載し、分割されたなかで情報を書き出していく・・・これらをまとめるともうこのフォーマットになっているノートって世の中に結構出回ってますよね。

自分で作らなくても、すでに使いやすいノートが様々なバリエーションで出ていますので、文房具屋さんで何冊か見比べて、まずはこの3つがクリアできるノートを選んでみるのはいかがでしょうか? いろんな情報があって「結局、方眼ノートに戻ったよ」でもいいと思うのですが、まずは、言われた通りにやってみる・・・仕事にも言えることかもしれませんが、いきなりオリジナリティを発揮して華麗にデキる人へ生まれ変わるよりも、まずはデキる人の真似から始めてみてはいかがでしょうか? 真似ができてからオリジナリティを発揮しても遅くはない・・・はず!

(文:つるたちかこ)

絶対にミスをしない人のSPEED仕事術

著者:仕事の教科書編集部
出版社:学研プラス
仕事に追われて残業続き……。そんな悩みを抱えるビジネスパーソンの1冊。「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」は、いったい何が違うのか?仕事術のプロに徹底取材。その答えは「ミスを減らす」こと。だれもがマネできて、すぐに実践できる仕事のコツが満載。

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