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評価が上がる!飛躍できる!恥をかく前に知っておきたい社会人ルール8

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私が某企業に入社したとき、最初の新人研修に「マナー研修」の時間が設けられていた。初めて社会に出た右も左も分からない若造に、社会人としてのいろはを教えてくれた、ありがたい時間だった。

その後、営業職に配属された私は、マナー研修で学んだ「上座・下座」の配置や挨拶の仕方、敬語の基礎が実際に役立ち、何度も感謝した記憶がある。

しかしながら、それだけでは足りないということも、社会人生活の中で身を持って経験した。そんな私の体験上、これは知っておくべき!という社会人ルールをいくつかご紹介したい。知ってるものばかりだよ!という方も、ぜひおさらいとしてお付き合いいただければ幸いだ。

電話の取次

新人が最初にやる仕事といえば、電話の取次ではないだろうか。ここがスムーズにできると、一気に社会人としての評価はupする。

・社内の人間は呼び捨てにする
言うまでもなく大前提のルールであるが、うっかり「~さん」と言ってしまう人は意外に多い。電話口で「◯◯さんは、ただいま席を外しております」などと言われたら、ああ、新人さんなんだなと微笑ましくも思えるものだが、やはりここは抑えておきたい。「◯◯課長は…」と役職をつけて社外の人に紹介するのもNG。「課長の◯◯は」が正しい。

・名指し人の状況によって対応を考える
名指し人が席を外しているときや電話に出られない場合は、こちらから折り返すのが基本。会社でいいのか携帯にかけるべきか、場合によっては電話番号を確認しておく。名指し人が会議中の場合も取り次がず、折り返し連絡する旨を伝えるのが基本だが、相手が急いでいる場合は内線にかける、本人に伝えに行って対応を確認するなど、臨機応変に。朝一番の電話で、本人が遅刻していて不在の場合は、「本日は立ち寄りで、◯時頃に出社する予定です」と対応を。くれぐれも「まだ出社しておりません」などと正直に伝えないこと!
最近は、会社で携帯を持たせているケースも多いが、私用の携帯電話を使っている場合は、本人の許可無く相手先に携帯番号を教えるのはNG。必ずこちらから連絡させると約束して、対応すべき。

冠婚葬祭<葬>

取引先の急なご不幸などの際、通夜や告別式に参列する機会も多いもの。急な事態でも慌てぬよう、基本ルールは覚えておきたい。

・香典に新札は使わない
最近、「喪服を着てコンビニに行き、『お釣りを5千円札でお願いします』と言ったところ、レジにある5千円札をすべて出して、『これが一番使用感あります』と対応した若い店員さんに感動した!」という神対応話がSNSで話題だった。「あらかじめ用意していたと思われないよう」新札を包むのは避けるべし。

・不祝儀袋の表書きは「薄墨」で
これはまさに、私が若い頃に犯した失敗だ。不祝儀袋の表書きを頼まれた私は、書道が得意だったこともあり、筆ペンで綺麗に社名を書いた。当然誉められるとばかり思っていたら、それを見た上司は「おいおいおいー!」と苦笑い。「涙で薄れる」という意味から、不祝儀袋は薄墨で書くということを知らなかったのである。今となっては笑い話だが、かなり恥ずかしい思いをした。

・毛皮や革のコートは避ける
「殺生」をイメージするという意味合いから、お通夜や告別式などに毛皮や革のコートは避けた方がいいと言われている。お通夜は本来「まず駆けつける」ものなので、そこまで厳密ではないかもしれないが、できれば避けた方がいいだろう。以前、お気に入りのファーのバッグを会社に持っていっており、仕方なくそのバッグで通夜に参列したことがあるのだが、どうにも人目が気になってしまった経験がある。会社のロッカーに黒のバッグをひとつ置いておくと安心。

 その他<書類のとじ方、手紙のマナーなど>

 ・縦書きの書類は右とじ、横書きの書類は左とじが一般的
秘書検定の勉強をしていて覚えたルール。書類が読みやすいか、用紙をめくりやすいかという点から、縦書きは右、横書きは左を綴るのが基本だそうだ。昔、横書きの書類をいつも右側で綴る上司がいて、取引先に渡す企画書もその綴じ方だったので、渡す前にこっそり左綴じに直していたことを思い出す。

・夫の手紙を代筆する際の署名は「内」
これはビジネスとは直接関係がないが、豆知識として。

かつて、夫の上司の家から手紙が届いた際、上司の名前の横に「内」と書かれており、「内さん? 誰?」などと疑問に思ったら、夫の手紙を妻が代筆したときに書く署名法だと知った。確かに、頂き物の御礼などを夫のかわりに妻が書いて送る機会は少なくない。妻のフルネーム書くのは、面識がない相手や目上の人に送る場合は好ましくないものだ。夫のフルネームの横に「内」と少し小さめに書くのが◎。

・コピー機を使い終わったら、リセットボタンを押しておく
社会人のルールとまではいかないかもしれないが、個人的にぜひ実践してほしいのがコレ。会社でコピー機を使ったら、次の人のために、必ずリセットボタンを押して終了する。よく、前の人の設定のままコピーしてしまい、サイズ違いや枚数間違いが起こるもの。それを避けるために、ほんの一手間だが、習慣にしておくといいと思う。

このほかにも、いわゆる「常識」として知っておきたいこと、社会人として身に付けておきたいルールは数多くある。少しでも自信がないことがあれば、『スキルとマナーが身に付く 社会人のルール』(NPO法人 日本サービスマナー協会・監/学研プラス・刊)などのマナー本を一冊手元に置いておくと安心だ。知らなくても生きてはいけるが、知っていると、あなたの評価はぐんと上がり、社会人として飛躍できること間違いなし。ぜひ、今一度「社会人ルール」を見直してみてはいかがだろうか。

(文・水谷 花楓)

スキルとマナーが身に付く 社会人のルール

監修:NPO法人 日本サービスマナー協会
出版社:学研プラス
社会人なら当然知っておくべき、大人の常識と作法が身に付くビジネスマン必携の一冊。仕事の基本や社会人としてふさわしい言葉づかい、電話・メール・文書作成のコツなどを豊富なイラストで、分かりやすく解説している。

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