ハウツーが満載のコラム
文字サイズを変更する

仕事の効率をアップさせる、ビジネス文書の基礎知識

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

「ビジネス文書」と聞くと、とっても難しくて間違えちゃダメで、平社員には関係ない話~なんて思っている人、多くないですか?

ビジネス文書の書き方 実例の便利帳』(学研・編/学研プラス・刊)によると、『ビジネス文書は、商取引の相手に送付する社外文書と、社内の上司や担当部署などに提出する社内文書に大別できます。』とのこと。今回は、知っておいて損はない、ビジネス文書の基礎知識をお伝えさせていただきます。明日からちょっと心がけるだけで、仕事のスピードもアップしちゃうかもしれませんよ!

 ビジネス文書で一番大切なことは?

ビジネス文書で大切なことってなんでしょう? 社外向け・社内向けでも共通して言えることは、以下の3つが大切なんだそうです。

・一文一文が簡潔でわかりやすいこと

・文書全体を通し、形式や表現などに統一感があること

・適切な構成となっていること

(『ビジネス文書の書き方 実例の便利帳』より引用)

これら3つを押さえておけば、様々なビジネス文書に応用できます。

「簡潔って言っても~」と悩んでいる方は、一文の文字数は4045文字ほど、読点は20文字ごとくらいに打ってあると読みやすいとのこと。また、ビジネス文書は、「かたい表現のほうがいい!」と思っている人も多いかもしれませんが、なるべく誰が読んでも理解できるやさしい言葉・表現を使うように心がけましょう。かと言って「話し言葉」でOKではありません。あくまでも、「書き言葉」での柔らかさを心がけましょう。

メールだって、立派なビジネス文書! ポイントを押さえよう。

20年ほど前は、メールなんてありませんでしたから、電話で用件を伝えたりハガキや書類のやり取りで仕事をしていましたが、最近はもっぱらメール。メールよりも、チャットだねという会社も多いでしょう。便利になった時代とはいえ、相手に失礼があってはなりません。

Eメールの場合、その手軽さからか、くだけた文体になる人が多いようです。しかし、書式こそ簡略化されるものの、内容や表現などは、書面による通信と同じです。失礼にならない文体を心がけましょう。また、うっかり見落としがちなのが、変換ミス。返信前にかならず読み返しましょう。

(『ビジネス文書の書き方 実例の便利帳』より引用)

気の知れた仲であっても、ビジネスはビジネス。自分がもらって「ん?」と思うようなメールは送らないようにしたいものです。これはなかなか難しく、チャット文化に慣れている子たちに説明しても「別に用件伝われば良いっしょ」というノリの場合もあるので、最初のうちは面倒でも失敗例なんかを用いながらメール文書の大切さを説く必要があるでしょう。

面倒な日報もテンプレート化したら楽チンに。

みなさん、日報ちゃんと提出していますか?

今日、どんな仕事をして、何にどれくらいの時間がかかったのか、会社員である以上共有しておく必要がありますよね。なかには、自動化されているよ~なんて会社もあるかも知れませんが、日報を書いておくことで自分の業務の振り返りにもなりますし、後から見直して意味がわかるようになっていなくてはなりません。

業務上、なんらかの問題が生じた場合は、必ず日報のどこかに明記し、上司に報告しましょう。もし可能なら、その問題に対する自分なりの対応策や考察もまとめておきます。大事に至る前に、上司が適切に対応できるようにしておくことがなにより重要です。

(『ビジネス文書の書き方 実例の便利帳』より引用)

毎日使うものですから、毎日違うテンプレートを使っていては、それを作るだけでも時間がもったいないですよね。テンプレートはあらかじめ決めておき、習慣化してしまうことで、日々の業務でも自分で再確認できるだけでなく、明日しなければいけないことも明確にすることができるのでオススメです。

『ビジネス文書の書き方 実例の便利帳』には他にも、契約書や年賀状、お詫び文書作成の方法など、幅広いビジネス文書の例を把握できます。「わかっているから」と思わず、基礎からしっかり確認することで、毎日のお仕事の充実感を味わえるようになるかもしれませんぞ!

(文:つるたちかこ)

ビジネス文書の書き方 実例の便利帳

編者:学研
出版社:学研プラス
ビジネス文書を作成するための常識と、様々な場面で必要な文例を、豊富に掲載しています。手元に一冊あればどんなときでも大丈夫。本冊では社外、社内文書を作るときの効果的な方法をあげているので、ミスはなくなる。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

関連記事