ハウツーが満載のコラム
文字サイズを変更する

自分らしく手帳を使いこなす3つのコツ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

来年の手帳、買いましたか?
私は9月になってすぐに買っちゃいました。
買ったその時は「よし! 今年こそ、使いこなそう」と決意を固めて、1年間のカレンダーを眺めながら、1年後の今頃はしっかりとスケジュール管理できるようになっているぞ・・・と妄想を膨らませているのですが、「そういえば去年もそんなこと言っていたような」。それに、私って最後まで手帳を使いきったことがない・・・。

ということで、今回は来年こそ、手帳を味方につけたい! と思っている皆さんに、手帳を使いこなす3つのコツをお伝えします。

そもそも何タイプの手帳を選ぶ?「レイアウト選びのコツ」

私は去年の今頃、「ガントチャート式」の手帳を購入したのですが、使って行くうちに「あれ? 私の仕事ってそんなに長期プロジェクトなくね?」と気がついてしまいました。結局マンスリー部分しか使わなくて、愛着が薄れてしまった次第です。ごめんなさい!
成果が10倍上がる!手帳の極意』(仕事の教科書編集部・編/学研プラス・刊)によると、手帳は自分の「生き方」に合わせて決めるのが良いのだとか。

アポイントの数が少なく、大きな流れを把握したいなら「マンスリー」、アポイントの数が多く、正確な時間管理が必要なら「ウィークリー(バーチカル or レフト式)」、自由に書き込みたいなら「デイリー」を選択。

『成果が10倍上がる!手帳の極意』より引用

仕事とプライベートで手帳を使い分けている方もいるかもしれませんが、基本的には自分の「空き時間」が一目でわかるよう、一元管理するのがオススメだそうです。私は、とにかく日々の時間の過ぎ去りが早すぎて困っていたので、スケジュールの空きがわかりやすいウィークリーの「バーチカルタイプ」で1年過ごすことに決めました! さーて、今回はどうなるでしょうか!?

スケジュールとタスクを「書き込むコツ」

手帳に「何」を書くか? というと、日記を書いたり、その日の「ログ」を残す人もいるかもしれませんが、仕事のアイテムとして使っている人は、「スケジュール」か「タスク」の欄に未来に起こることを書き込む人が多いですよね。みなさんは、このふたつ、ちゃんと使い分けられているでしょうか? 「あー、あれもやらなきゃ!」「これ忘れてた~」なんてことがないように、まずはこれらの違いを理解して、書き込むように意識しましょう。

「スケジュール」とは、あらかじめ行動する時間が決まっている案件のこと。一方「タスク」とは、時間は決まっていないが必ず行うべき案件のこと。

(『成果が10倍上がる!手帳の極意』より引用)

つまり「14時から打ち合わせ」はスケジュールで、「企画書をつくる」がタスクということです。まずはタスクを洗い出してToDoリストにまとめたら、重要なものだけスケジュールに落とし込むようにしましょう。『成果が10倍上がる!手帳の極意』には、1日に60個もタスクをこなす超人も紹介されていましたが、タスクはできるところまで細分化するのが、オススメとのことでした。

主役は手帳じゃなく、自分自身。「ちゃんと続けるコツ」

色々とコツはわかったけど、手帳ってなかなか続かないんだよなぁ~という人は多いでしょう。「絶対、書かなきゃ!」というある種の強迫観念に駆られてしまいがちですが、『成果が10倍上がる!手帳の極意』内には、「ほぼ日手帳」の生みの親、糸井重里さんのインタビューが掲載されており、以下のように語られていました。

一年を共に過ごした手帳は、書き込みの量に関係なく、『This is my Life.』と呼べる、一編の物語。忙しいときに書けなかったり、楽しいときにはページが足りないぐらいだったりと、使っていただいてる方のリアルな記録を見せてもらうたびに、『手帳』というものの価値というか、存在意義のようなものを感じます。

(『成果が10倍上がる!手帳の極意』より引用)

書き込むことが目的ではないと思うと、なんだか続けられそうな気がしませんか? 続けよう! と気合を入れるのではなく、1年のリアルな自分の記録だと思えば「自分ごと」として思えて、自然と1年後に振り返るためのアイテムとして活躍してくれそう。

2018年に使う手帳をすでに買っている方も、これからの方も、『This is my Life.』だと言えるようなパートナーをじっくり選んでみてはいかがでしょうか? きっとあなたの生活をちょっぴり豊かにしてくれて、書き込む楽しさ、振り返る楽しさも味わえるでしょう。私も今回こそ!(笑)、手帳を自分らしく使いこなして、仕事もプライベートも満喫したい・・・。みなさんは、来年はどんな手帳と共に過ごしますか?

(文:つるたちかこ)

成果が10倍上がる!手帳の極意

編集:仕事の教科書編集部
出版社:学研プラス
初心者のための基本テクから仕事のプロの活用術まで、これ一冊で手帳のすべてがわかる!東急ハンズの目利きが教える2016年理想の手帳選びも特集!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

関連記事