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レポートに苦しむ学生、社会人に! スラスラ書ける5つの原則

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私が大学時代やサラリーマン時代に苦戦したことはたくさんある。

恋愛も苦戦したが、レポートや報告書を書くことに毎回頭を抱えていた。

とにかくうまく書けない。何回書いても、無情にも直されるのだ。そんな人間がライターをやっているのが不思議なくらいだ。

心のこもったレポートを書くには?

フリーランスになったのでレポートなんか書かなくてもいいと思っていたら、ひょんなことで書くことになったしまった。

何年かぶりに頭を抱えてしまったので、藁にもすがる思いで『【実例110】レポート・報告書の書き方とコツ そのまま使える!スラスラ書ける!』(学研パブリッシング・編/学研プラス・刊)を読んでみた。

この本、すぐにコピペして使用できる作例やひな形が満載で、とても便利だ。しかし、レポートや報告書は安易なコピペはNGだ。やはり相手に伝わる、心のこもったものを書き上げたい。どう書けばいいのだろうか?

本書で紹介されている5原則

(1)正確に伝える

レポートは、成果を適切に伝えることによってはじめて正当に評価される。

複数の人が目を通す、いわば“公式文書”だからだ。誤解のない正確な表現を心がけるようにしたい。

(2)読み手の立場に立つ

レポートはわかりやすさが命だ。ブログや日記は、ぶっちゃけ自分の思いをストレートに書いてしまえばよい。

しかし、レポートでは相手のことを思いながら書かなければいけない。具体的で、かつわかりやすい文こそが、読み手にとって意味のある文書なのだ。

ルールを守り、丁寧な書面を!

(3)ルールを守る

レポート・報告書には、基本になる定型フォーマットがある。自己流にして逸脱するようなことではいけない。できる限り、基本に忠実に書くようにしよう。

また、文書ごとに必ず盛り込むべき必須の情報があるはずなので、漏れがないようにしたいものだ。

(4)丁寧に書く

かつて、ワープロやパソコンがなかった時代、レポートはすべて手書きだった。

時代は流れてパソコンが使われるようになり、文字のフォント自体は無機質なものになった。それでも丁寧に書かれた文章からは書き手の意図が明確に伝わるし、読み手のスムーズな行動につながる。そのためには、誤字・脱字をなくすようにしたい。

間違いがないかどうかを入念にチェックするなど、提出前の注意を怠らないようにしよう。

社会人なら必須!? 締切厳守!

(5)締切を守る

ぐぐっ…これはライターにとって頭の痛い問題だ(汗)。

しかし、締切を厳守することはもっとも大切なスキルだそうだ。本著ではこうまとめられている。

ビジネスの世界ではスピードが重視されます。どんなにすぐれたレポート・報告書であったとしても、締切に遅れてしまえば、その価値は激減してしまいます。

ちなみに、毎度のことなのだが、この「フムフム」のコラムも締切ギリギリになっている。いい加減にしないといけない。期限に遅れないのは、社会人としての最低限のマナーなのだ。

(文:元城健)

【実例110】レポート・報告書の書き方とコツ そのまま使える!スラスラ書ける!

編者:学研プラス
出版社:学研プラス
ビジネス現場で頻繁に使われる110の「書き方実例」をもとに、報告書・レポートの書き方を基礎の基礎からコーチします。本書の通りに書くだけで、どこに出しても文句のない完璧な書類をつくることが可能。新入社員もベテラン社員も使える万能書です!

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