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仕事が何倍も速くなるっ! 意外と知らないエクセル裏ワザ5選

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「エクセル」と聞くとほとんどの人が「苦手~」と感じていて、「大好き!」という人はあまりいないソフトですよね。THE文系として生きてきた私も、この春で社会人歴9年目に突入したもののエクセルが苦手でして、やっと「SUM」をちゃんと使えるようになったレベルです。。。今回は、今さら聞けないエクセル術を5つご紹介します♪

001」って入力したいのに「1」になっちゃう!

エクセルを使っていると商品番号などを入力するために「001」と入れておきたいのに、エクセルさんの余計なお世話で「1」になっちゃう・・・なんて経験みなさんもありませんか? そんなときに使えるのがこちらの2つ!

1.数字をそのまま表示させたいセルを選択

2.「ホーム」タブの「表示形式」の「▼」ボタンをクリック

3.「文字列」を選択したあと、[1]のセルに数字を入力したとおりに表示される

アポストロフィを入力し、数字をそのまま表示させる

1.最初に「」を入力し、続けてそのまま表示させたい数字を入力

2.」が消えて、数字が表示される

(『いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術』より引用)

しかし、この方法では計算式を使えないので要注意。どうしても計算式に使いたい方は、「ユーザー定義」で設定できますので、詳しく知りたい方はいつもの仕事を10倍速く終わらせる時短術』(学研コンピューター編集部・編/学研プラス・刊)でチェックしましょうね♪

一瞬で行や列を追加できるって本当ですか?

表を作っていて「ここに一行追加したかった!」と思ったとき、みなさんならどうしますか? 私なら、挿入したい行を選択し、右クリックをして「行を追加」をクリックし追加していますが、なんとこの作業が一瞬でできるというのです! 現状でも一瞬なのにさらに早いとはどういうことでしょうか?

1.行を挿入する場所の行番号をクリック

2.Ctrlキーを押しながら「+」キーを押す

3.選択した行の上に新しい行が追加される

(『いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術』より引用)

確かにはやいっ! ちなみに、「この行(列)いらなかったわ」と削除したい際には選択したあと「Ctrl+-」キーだけで消えるんですっ!!! 追加も削除も一瞬。うん、Ctrlキー使えるっ!

別々のセルに入力した文字をひとつのセルに組み合わせ~♪

「&」を使うと、別々のセルに入れていたものを組み合わせてくれるって知っていましたか?

例えば、会員さまのデータなどをまとめる際「名字」と「名前」をあえて分けたセルに入れたのに、「あっこれひとつのセルでいいのに~戻しておいて」なんて上司から言われたら・・・イライラしますよねぇ? そんな時はこちら!

1.セルに半角で「=」を入力し、続けて連結する文字列のセルアドレスを「&」でつなげて入力、「=」の後にセルを選択して「&」を入力、さらにセルを選択するという手順でもよい

2.Enterキーを押す

3.文字列が連結して表示される

(『いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術』より引用)

しかし、「これさ、名字と名前の間に空白入れて欲しかったんだよね~」なんて言われたらさらにイライラ・・・でも大丈夫! そんな時は、『=A3&” ”&B3』のように「(ダブルクォーテーション)」で空白を囲んで指定すればちゃーんと入りますのでご安心ください!

数値の差を一目で知りたい!

みなさん「データバー」ってご存じでしょうか? 出席番号や名前順は変えずに、テストの点数や試合の結果を「パッ」と一目で把握したいときにめちゃくちゃ役立つ機能があるんです。以下の手順を参考に、ぜひあなたのパソコンで試してみてください。

1.セルを選択して「ホーム」タブの「条件付き書式」ボタンをクリック

2.「データバー」からデータバーの種類を選択

3.数値の大小が色の棒で表示される

(『いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術』より引用)

エクセルで家計簿をつけている方などは、これがあるとめっちゃ便利かもしれませんね。グラフを作るまでじゃないんだけど、一目で知りたい情報って意外と多いはずです。これは実際やってみるとめっちゃテンション上がりますので、まだやったことがない人はお試しください!

エクセル以外でも使える・・・郵便番号からの住所入力!

郵便番号を入力すると、住所が出てくるんです!!

1.言語バーの入力モードを「あ」(ひらがな)にする

2.郵便番号を入力し、スペースキーを押す

3.再度スペースキーを押して変換候補を表示し、住所を選択してEnterキーで確定する

(『いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術』より引用)

これは、年賀状を出すシーズンにとっても役に立ちそうですよね! 顧客リスト等を管理する際にもとっても便利なので、ぜひ使ってみてください。これ、逆ができるとすごく嬉しいんですけどね。今の所、逆はできません。残念!

『いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術』には、これ以外にもぐぐぐ~んと仕事のスピードをアップしてくれる方法が167個も紹介されています。もう「エクセルは苦手」とは言わせないっ! 関数もピボットテーブルもどんとこーい!!

(文:つるたちかこ)

いつもの仕事を10倍速く終わらせるExcel時短術

著者:学研コンピューター編集部
出版社:学研プラス
ビジネスパーソンに必要なのは、作業のための“時間”ではなく、作業をすばやく正確に片付けるための“テクニック”。本書では、速効の便利ワザはもちろん、作業を自動化するマクロや、データ分析に役立つピボットテーブル、実践的な関数までを徹底紹介!

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