ハウツーが満載のコラム
文字サイズを変更する

1日の時間は増やせない…今日から始める「タスク管理」4つのコツ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

「タスク管理」めっちゃ苦手です。

私自身、計画的に物事を進めるよりも、パッと思いついたことに価値がある…なんて考えている節がありますので、「タスク管理」と聞くと別世界のことのように思えていました。しかし、自分のタスクが溜まってしまい「誰か助けて~~~!」状態が続いていた時、気がついたんです。1日の時間は増やせない…と!(当たり前っ!!)

そんな時に出会った『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』(岡野純・著/インプレス・刊)には、目からウロコなタスクのこなし方が掲載されていました。今回はこの中から、常にタスクが溜まってしまっているみなさまに、まずは知ってもらいたい4つのコツをお伝えさせていただきます!

とにかく全てのタスクを洗い出す!

「タスク管理」と聞くと、みなさんはどのような事を思い浮かべますか?

・できるビジネスマンが当たり前にやっている

・スケジュール帳とかアプリと連動させている

・プライベートが充実してそう…

など、とにかくできる人が得意なイメージですよね。どうせ凡人の私には…と諦めている方も多いと思いますが、安心してください!

我々でもできますよっ。

まずは気になることをひととおり書き出して、頭の中をクリアにしよう!これだけでだいぶスッキリするよ!

(『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』より引用)

そう、タスク管理と意気込む前に自分自身が「何」を管理すべきか把握するのです。「なんだかわからないけど、仕事を忘れているかもしれない…」という不安がストレスになる人も多いので、紙でもアプリでもまずは自分がやるべきタスクをまるっと洗い出す! これがタスク管理の第一歩です!

行動可能なタスクレベルに分解する!

自分が今抱えている全てのタスクが明らかになったら、次に必要なのはそのタスクを分解することです。例えば、

「**商事の△△部長とランチMTG」

というタスクであれば、ひとつのタスクで済みますが、

「**商事へ、プレゼン資料をつくる」

は、ひとつのタスクで済むでしょうか?

プレゼン資料を作るために、調査やヒアリング、見積もり計算、スケジュール調整、サービス名称やロゴの作成、などなどひとつの資料を完成させるまでに数多くの工程を経るため、いくつかのタスクが発生しているはずです。洗い出したタスクが本当にひとつのタスクで管理できるか、チェックしちゃいましょう。

ひとつひとつの作業時間を知る!

タスクを細かく分解できたら、それぞれにかかる時間を見積もります。
最初から正確な時間にしなくて良いので、ひとつひとつのタスクを重ねていく中で正確な時間を見出していきましょう。

あなたは今日やるべきタスクが15個、お昼の時間をのぞいて1日に働ける時間が8時間だと仮定します。途中トイレに行ったりするのを考慮し、ひとつ当たり30分程度で片付けていかないと今日のうちには終わらないのです! 細かくしているから大丈夫~♪ と思っている方も、1時間打ち合わせで外出する場合、移動時間を入れたら8時間オーバーしちゃう…なんてことも。スケジュールを組んでタスクを管理できるようになるために、それぞれの作業時間を把握しておきましょう。

「やるぞ!」という気合の前に、環境を整える!

ここまでできるようになったら後はやるのみ! いざ、やろうとしても続けて習慣にしていかなければ、管理できているとは言えませんよね。

「○○しよう」と意識するんじゃなく、「○○せざるを得ない環境」を作る。

(『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』より引用)

タスク管理は気合だけではどうにもなりません。『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』には、この他にもタスク管理ツールの紹介や、カレンダーと連動させ、習慣化できるためのノウハウがマンガでわかりやすく説明されています。

当たり前のことですが、あなた一人だけで仕事は成り立ちません。全て自分でできる! 私がなんとかしなければ! と背負ってしまわずに、自分ができる限界を知り、困ったら助けてもらえる仕事環境を整えることが大切です…と、自戒の念を込めてまとめさせていただきます(笑)。

(文:つるたちかこ)

マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門

著者:岡野純
出版社:インプレス
何度も挫折したタスク管理、幼稚園児ができる?!そんなことはない!と思ったあなたにぜひ読んでいただきたい! どうすればタスク管理を継続できるのか、幼稚園児でもできるコツとともに、読みやすいマンガでお伝えします。タスク管理は難しい、とはもう言わせません。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

関連記事